Verbale di consegna e di riconsegna
Lo stesso modello per il momento dell'ingresso e per quello dell'uscita. Il secondo verbale eredita la descrizione del primo e chiede solo che cosa è cambiato.
Consegna, riconsegna e stato dei luoghi
Quando si esce, il verbale dice com'era quando si è entrati
ChiaviConsegnate mette nello stesso documento la descrizione degli ambienti, le fotografie datate, le letture dei contatori, le chiavi consegnate e la firma delle due parti. Il verbale si chiude sul posto, non la sera in ufficio.
- Foto datate stanza per stanza
- Letture dei contatori con matricola
- Firma di entrambe le parti
Il problema
Il giorno della riconsegna, la memoria non basta mai
Martedì mattina, le chiavi del trilocale passano di mano. Il conduttore ha fretta, il furgone del trasloco è in doppia fila e il sopralluogo diventa un giro veloce di dieci minuti: la persiana della camera si chiude male già adesso, sul parquet del soggiorno c'è un segno vicino al termosifone, la caldaia è stata revisionata a gennaio. Nessuno mette niente per iscritto, si scattano quattro fotografie con il telefono e ci si stringe la mano sul pianerottolo.
Passano tre anni e mezzo. Alla riconsegna il parquet ha un solco profondo davanti al divano, la persiana della camera non scende più, in bagno una piastrella è saltata e il contatore del gas segna un numero che nessuno aveva annotato all'ingresso. Il conduttore dice che era tutto così quando è arrivato. Le fotografie di allora erano su un telefono cambiato nel frattempo, il contratto in cartellina parla genericamente di buono stato di manutenzione e nel fascicolo non c'è nessuna descrizione degli ambienti.
Il deposito cauzionale è di due mensilità e va deciso in pochi giorni. Il proprietario chiede all'agenzia di trattenere qualcosa, il conduttore chiede su quale base, l'imbianchino manda un preventivo che comprende anche le pareti che andavano comunque rifatte per vetustà. Passano settimane di telefonate, l'appartamento resta vuoto perché non si sa se fare i lavori, e la somma in discussione è ormai la parte più piccola del problema.
- Fotografie sparse tra telefoni, chat e cartelle diverse
- Verbali scritti a mano, ognuno con una struttura sua
- Letture dei contatori annotate su un foglietto e poi perse
- Deposito trattenuto senza una motivazione scritta voce per voce
La soluzione
Un verbale solo, compilato sul posto e chiuso con due firme
ChiaviConsegnate parte dalla scheda dell'immobile e ne ricava un verbale uguale per tutti i sopralluoghi: locale per locale, la descrizione di pavimenti, pareti, infissi, sanitari e dotazioni, con lo spazio per le fotografie collegate direttamente alla riga che le riguarda. Le letture dei contatori si annotano insieme alla matricola e al codice della fornitura, le chiavi si contano per tipo e numero di copie, gli arredi entrano in un inventario che resta agganciato al contratto.
Alla riconsegna non si riparte da zero: si riapre il verbale di ingresso e si compila la colonna dell'uscita accanto a quella dell'entrata. Quello che è cambiato si vede riga per riga, con le due fotografie una accanto all'altra, e quello che è rimasto uguale non si discute nemmeno. Alla fine il documento si firma sullo schermo o si stampa e si firma a penna, e la copia parte per email al conduttore lo stesso giorno.
Prepari la scheda dell'immobile
Indirizzo, dati del contratto, elenco dei locali, impianti presenti, chiavi previste e forniture attive. La scheda si compila una volta sola e resta il riferimento per ogni sopralluogo successivo su quell'immobile.
Compili il verbale durante il sopralluogo
Dal telefono o dal tablet, stanza per stanza, con le fotografie scattate sul momento e collegate alla voce giusta. Le letture dei contatori e il conteggio delle chiavi hanno campi dedicati, così nessuno se ne dimentica.
Confronti ingresso e uscita alla riconsegna
Il verbale di uscita nasce da quello di ingresso e mostra le differenze affiancate. Le due firme chiudono il documento, che resta nel fascicolo dell'immobile insieme a tutti i sopralluoghi precedenti.
Funzionalità
Che cosa fa lo strumento, nel dettaglio
Ogni funzione nasce da un passaggio reale del mestiere, non da un elenco di caselle da spuntare.
Fotografie collegate alla riga giusta
Ogni scatto resta agganciato al locale e alla voce che documenta, con data e ora. Niente cartelle separate da ricomporre a mano la sera.
Letture dei contatori con matricola
Campi dedicati per energia elettrica, gas e acqua: lettura, matricola, codice POD o PDR e fotografia del display, annotati alla data del sopralluogo.
Registro delle chiavi consegnate
Portone, appartamento, cassetta postale, box, telecomando del cancello: tipo per tipo, con il numero di copie consegnate e quelle restituite.
Inventario di arredi e dotazioni
Per gli immobili arredati, l'elenco dei mobili e degli elettrodomestici con stato e note. L'inventario resta allegato al verbale e al contratto.
Firma delle parti sul posto
Il documento si chiude con la firma del locatore e del conduttore, sullo schermo oppure sulla stampa. La copia firmata parte via email lo stesso giorno.
Confronto ingresso e uscita
Le due colonne affiancate mostrano solo le voci che sono cambiate, con le fotografie a confronto. La discussione parte dai fatti, non dai ricordi.
Fascicolo dell'immobile ed esportazione
Tutti i verbali di quell'indirizzo in un unico posto, ritrovabili anche anni dopo. Esportazione in PDF e dei dati quando ti serve portarli altrove.
Risultati
Che cosa cambia nelle giornate di lavoro
Meno discussioni al momento delle chiavi
Quando lo stato dell'immobile è descritto e fotografato all'ingresso, la riconsegna diventa una verifica e non un braccio di ferro sulla memoria di ciascuno.
Trattenute motivate voce per voce
Ogni somma trattenuta sul deposito cauzionale può essere spiegata con la riga del verbale, la fotografia di ingresso, quella di uscita e il preventivo dell'intervento.
Un sopralluogo che non si rifà in ufficio
Il verbale esce chiuso e firmato dall'appartamento. Sparisce la seconda ora serale passata a rinominare fotografie e a ricopiare appunti su un modulo.
Un archivio che regge il cambio di gestore
Se cambia il collaboratore che segue l'immobile o l'agenzia che lo amministra, i verbali restano nel fascicolo, leggibili nello stesso formato per tutti.
Prova sociale
Come lo raccontano le persone che fanno questo lavoro
Scenari d'uso rappresentativi del profilo dei nostri utenti target.
Gestiamo poco più di ottanta contratti e prima ogni collaboratore aveva il suo modo di descrivere un appartamento. Adesso il verbale è lo stesso per tutti e alla riconsegna apriamo quello di ingresso davanti al conduttore. Le contestazioni si chiudono nel sopralluogo, non per email due mesi dopo.
Affitto quattro appartamenti che ho ereditato e non ho un ufficio dietro. La parte che mi ha cambiato le cose sono le letture dei contatori con la fotografia del display: l'ultima voltura si è chiusa senza una sola telefonata di chiarimento. Il resto lo compilo mentre giro le stanze.
Con venti check-out al mese non potevo permettermi verbali diversi da appartamento a appartamento. Le ragazze delle pulizie compilano la scheda in dieci minuti, io vedo subito le differenze rispetto all'ingresso e decido se c'è davvero qualcosa da addebitare.
Prezzi
Tre piani, nessun vincolo di durata
Locatore
19 euro al mese
per chi affitta in proprio due o tre immobili e vuole un verbale serio senza montare una procedura da agenzia
- Fino a cinque immobili in scheda
- Verbali di consegna e riconsegna illimitati
- Fotografie collegate alle voci del verbale
- Letture dei contatori e registro delle chiavi
- Esportazione dei verbali in PDF
Agenzia
49 euro al mese
per l'agenzia che segue il portafoglio di più proprietari e manda collaboratori diversi sugli stessi appartamenti
- Fino a sessanta immobili in scheda
- Più utenti con ruoli e permessi distinti
- Confronto affiancato tra ingresso e uscita
- Inventario degli arredi per gli immobili arredati
- Verbale con il marchio e i dati dell'agenzia
Gestione
99 euro al mese
per chi amministra molti immobili o locazioni brevi e fa sopralluoghi ogni settimana con una squadra sul territorio
- Immobili senza limite di numero
- Squadre sul campo e assegnazione dei sopralluoghi
- Modelli di verbale personalizzati per tipologia
- Rendiconto dei sopralluoghi per singolo proprietario
- Esportazione massiva dei fascicoli e dei dati
Prezzi mensili, IVA esclusa, senza vincolo di durata: si cambia piano quando cambia il numero di immobili seguiti e i verbali già chiusi restano tutti nel fascicolo.
Domande frequenti
Le domande che ci arrivano più spesso
Il verbale di consegna è obbligatorio per legge?
Non esiste una norma che imponga in ogni caso un verbale separato, ma l'articolo 1590 del Codice civile stabilisce che il conduttore deve restituire l'immobile nello stato in cui l'ha ricevuto, in conformità della descrizione fatta dalle parti, salvo il deterioramento derivante dall'uso conforme al contratto. Lo stesso articolo aggiunge che, in mancanza di descrizione, si presume che l'immobile sia stato ricevuto in buono stato di manutenzione. Redigere il verbale è quindi nell'interesse di entrambe le parti, e in particolare di chi consegna.
Le fotografie del verbale hanno valore se si arriva a una contestazione?
L'articolo 2712 del Codice civile prevede che le riproduzioni fotografiche formino piena prova dei fatti e delle cose rappresentate se chi le subisce non ne disconosce la conformità. Il peso concreto dipende sempre dal caso e dalla valutazione del giudice, perciò non promettiamo esiti. Quello che possiamo dire è che una fotografia agganciata a una riga descrittiva, con data e ora del sopralluogo, e un verbale firmato da entrambe le parti mettono chi consegna in una posizione molto diversa rispetto a quattro scatti sciolti in una cartella.
Il conduttore deve firmare il verbale?
Il verbale ha il suo valore proprio perché è sottoscritto da tutte e due le parti: è una scrittura privata, e l'articolo 2702 del Codice civile lega la sua efficacia al riconoscimento della sottoscrizione. Se il conduttore rifiuta di firmare, ChiaviConsegnate consente di annotarlo nel documento insieme alla data, all'ora e alle persone presenti al sopralluogo. Resta comunque preferibile chiudere il verbale con le due firme e consegnarne subito una copia.
Posso usarlo anche per le locazioni brevi e turistiche?
Sì, ed è uno degli usi più frequenti. Nelle locazioni brevi il verbale di ingresso viene compilato una volta per appartamento e diventa il riferimento fisso di tutti i check-out successivi, che si limitano a registrare le differenze. Nella scheda dell'immobile si possono riportare anche i dati identificativi dell'alloggio richiesti dalla normativa sulle locazioni turistiche, così il verbale e la documentazione dell'unità restano nello stesso posto.
Funziona anche dove non prende il telefono, per esempio in cantina o nel box?
Il sopralluogo si compila anche senza rete: descrizioni, fotografie e letture restano sul dispositivo e si sincronizzano appena torna la connessione. È una situazione normale quando si scende in cantina, nel box o in un seminterrato, e il verbale non deve interrompersi per questo. Il documento si chiude e si firma comunque sul posto, l'invio della copia parte quando il collegamento torna disponibile.
Che cosa succede ai verbali se smetto l'abbonamento?
I verbali sono documenti che possono servire anni dopo, quindi devono poter uscire dallo strumento in qualsiasi momento. L'esportazione in PDF dei singoli verbali e l'esportazione dei dati del fascicolo sono comprese in tutti i piani, senza costi aggiuntivi e senza dover chiedere. Prima di chiudere l'account si scarica l'archivio completo degli immobili seguiti, fotografie incluse.
ChiaviConsegnate sostituisce il contratto di locazione?
No, e non è pensato per questo. Il contratto resta il documento che regola durata, canone, deposito cauzionale e obblighi delle parti, e va registrato secondo le regole dell'Agenzia delle Entrate. Il verbale di consegna è un allegato che descrive lo stato dell'immobile in un momento preciso e che il contratto può richiamare. ChiaviConsegnate si occupa solo di questo pezzo, e cerca di farlo bene.
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Che cosa impone l'articolo 1590 del Codice civile al momento della riconsegna dell'immobile?
L'immobile va restituito nello stato in cui è stato ricevuto, salvo l'uso conforme: che cosa comporta in pratica e perché la descrizione iniziale conta.
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